導入背景と目的
地方自治体では、職員の定期的な異動が行われることが多く、その度に業務の引継ぎが発生します。しかし、これまで三原市役所では、各職員が作成するマニュアルのフォーマットや保存場所が統一されておらず、スムーズに活用できないことが課題でした。今回導入された「Teachme for Public」により、マニュアルの標準化と共有が可能になり、異動時の引継ぎが効率化されることが期待されています。これにより、業務が個々の職員に依存しすぎることを防ぎ、組織全体のノウハウが蓄積されていく仕組みが構築されます。
さらに、システム利用に関する庁内の問い合わせが年間8,640件にも及んでいる状況を受け、職員が迅速にマニュアルを参照できるようにすることで、問い合わせ対応の時間を削減することが大きな目標とされています。特にデジタル化戦略課では、年間72時間分の対応時間を削減することを目指し、庁内全体での業務効率向上が期待されています。
市民向けサービスの改善
三原市役所は、職員向けだけでなく、市民向けのサービスにもこのシステムを活用する方針です。近年、マイナンバーカードの普及や電子手続きが進んでいるものの、これらの手続きが市民にとって分かりづらく、市役所に直接来庁するケースが多い現状があります。2025年3月までに市民向けのマニュアルを公開することで、マイナンバーカードを利用したコンビニでの証明書発行や電子手続きがスムーズに行えるようサポートし、市民サービスの向上を目指しています。
Teachme for Publicの選定理由
「Teachme for Public」は、民間企業向けの「Teachme Biz」の自治体向けサービスであり、国内外で2,100社以上が導入している実績があります。この豊富な導入事例に裏付けられた信頼性が評価され、今回の導入が決定しました。
さらに、このシステムは、地方自治体が使用する高度なセキュリティが求められる総合行政ネットワーク（LGWAN）に対応しているため、安全な環境での利用が可能です。また、画像を中心とした直感的で分かりやすいマニュアル作成ができるため、高度なスキルを必要とせず、多くの職員が簡単に操作できる点も選定理由となっています。
今後の展開
今後、三原市役所は庁内のマニュアルを随時「Teachme for Public」に移行し、最終的には300点ほどのマニュアルを完成させる予定です。また、2025年3月には市民向けマニュアルも公開し、市民サービスのさらなる向上に向けた取り組みを進めていきます。
このDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、三原市役所は庁内業務の効率化と市民サービスの向上を実現し、今後もデジタル化による自治体運営の改革を進めていく方針です。
（参考）https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000102.000032315.html
