株式会社RECEPTIONISTが、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」に、新たにアポイントメント承認機能を追加したことを発表されました。
この機能により、来訪者を事前に把握して承認された来訪のみ受付可能とするセキュリティを高めた受付対応が可能になります。
■背景
「RECEPTIONIST」は、来客受付や付随業務を効率化するクラウド受付システムです。
受付に関わる 対応・取次・記録や管理を自動化することで業務効率化・DXに寄与できるサービスとして日々、機能開発を通し利便性を高めており、オフィス・工場・店舗などで多数導入されています。
従来の機能では、RECEPTIONIST上に登録している社員が来訪予定を事前に登録し、管理画面上で社内の来客状況の把握と共有が可能です。首都圏の高層オフィスビルでは、システム導入により招待された来訪者のみを入館可能とする仕組みが広がりセキュリティが強化されています。
近年、この需要は首都圏やオフィスビルだけにとどまらず、全国の工場や会社内のショールームなど来訪の多い場所より物理的セキュリティも担保した来客対応を行いたいという要望が増えている状況です。
そこで、「来訪前に上長などの関係者が確認し承認する」ことで、
・社内セキュリティ上、誰でも来客できる状況を避けたい
・自社への来訪は、社内関係者が事前に把握した上で登録を行いたい
・来訪のアポイントメントは、上長が内容を確認して可否の判断をしたい
という需要に応えることを目的に提供を開始しました。
■「アポイントメント承認機能」とは
来客を伴うアポイントメントの登録において、担当者以外の承認作業を追加できる機能です。
承認作業が完了してからアポイントメントが確定し、来訪者あてに受付時の二次元コードの発行と招待メールが送信される仕組みで、承認された来客のみが受付できるというフローが確立できます。
この機能は、RECEPTIONISTプレミアムプランを契約中のユーザー企業であれば管理画面から設定・利用が可能です。
■「アポイントメント承認機能」の利用の流れ
管理画面から、アポイントメント作成と同時に、予め指定した上長・関係者へ承認依頼をすることができます。これまで行われてきたエクセル等で作られた申請書による社内承認プロセスや書面による受付係・守衛への共有が簡略化され、来客登録から申請・承認まで少ない工数での対応が可能です。
1.（担当者）アポイントメント作成時に、予め指定した上長・関係者へ承認を申請する（作成後、承認者へ承認依頼メールが送信されます）
2.（承認者）「申請受取中」タブに表示されたアポイントメントの内容を確認し、「承認」もしくは「差し戻し」をクリックします。
3.承認された時点でアポイントメントが確定し、来訪者には招待メールが送信され受付が可能になります。
※差し戻しを押した場合、担当者へは差し戻しメールが送付され、修正を行うことが可能です
■「アポイントメント承認機能」が貢献するシーン
・上長が部署内の社員のアポイントメントを事前把握・管理する
・情報漏洩を防ぐため、事前の来訪者の種別（業者・関連会社・来客）を把握・管理する
・ショールーム見学・体験希望者の来場アポイントメントを担当者が事前に確認する
今後もあらゆるシーンの来客対応を効率化していくと同時に、セキュリティを重視する企業に向けた機能開発を強化していく予定です。
■クラウド受付システム「RECEPTIONIST」
「RECEPTIONIST」は、内線電話や受付係の代わりに、受付に置かれたiPadで担当者を呼び出すことで、日程調整から会議室の予約、受付までワンストップで解決できるクラウド受付システムです。
（参考）RECEPTIONIST
Slack、Microsoft Teamsなど10種類の連携チャットツールのほか、SMSや着信音・メールで担当者を呼び出すことができ、企業に合わせた運用が可能です。来客履歴の自動保存、入力の手間をなくすQRコード機能など、社内・来訪者ともに受付に付随した業務の効率化を実現します。「調整アポ」「予約ルームズ」と併用することにより、日程調整→会議室予約→来客受付→会議室管理をワンストップで効率化できる唯一の受付システムです。
（参考）クラウド受付システム「RECEPTIONIST」、来訪前のアポイントメント承認機能を提供開始 セキュリティを高めたいユーザーの要望に応えた「ポイントメント承認機能」をリリース
