会社はどこまで監視可能？できる範囲、できない範囲について
社用携帯について会社が「監視できる」・「できない範囲」を紹介します。
監視できる範囲
・月ごとの通話料や通信料
・発信/着信履歴 ※iPhoneを除く
・GPSによる位置情報
・インストールしたアプリ
・Wi-Fi接続時の閲覧履歴
など。
基本的には、毎月の利用明細から確認可能なのは、通話料、通信料で、その料金から社員それぞれの使用量がわかります。もし、高額な請求が会社にきて、不審に思った会社側が開示を求める場合は、簡単ではないですが、発信履歴や着信履歴を調べることも可能です。
監視できない範囲
・インターネットの利用履歴
・メール送受信の履歴
・チャットアプリ（LINEなど）のやり取り
・ファイル（画像・動画･ドキュメント）の内容
など。
確認する方法は、なくはないですが、基本的に正規の方法で確認することは困難です。
私的利用のによるリスクについて
監視できないこともあるとはいえ、これを放っておくと会社に重大なリスクをもたらす危険性もあります。そのリスクについて紹介します。
通信コストが増大
データ使用量が増えると、当然通信コストも増えます。
SNSや動画の閲覧、私的な連絡などで利用すると、その分、通話料、データ通信料がかかり、コストの増加に繋がります。それを一人の社員だけではなく、何10人、何100人もの社員が私的利用をすると、金額が膨れ上がり、経営を圧迫する可能性もあります。
情報漏洩
社用携帯は、社内の機密情報や、顧客情報などの重要な情報を含んでいるため、もしその情報が外部に漏れてしまうと、取り返しのつかない重大な問題となります。
情報漏洩が起こる原因としては、業務と関係のないウェブサイトを閲覧したり、不正なアクセス、機密情報を持ち出すことや転送が考えられます。
また、社用携帯の設定が不適切なことによって、容易に他社がアクセスできてしまい情報漏洩が起こってしまう可能性もあります。
生産性や効率が低下する
業務に関係ないウェブサイトや、SNS、動画などの私的利用は業務の妨げとなり、集中できずに生産性や作業効率が低下する可能性があります。
また、私的利用を無意識に繰り返すことで、業務に必要な時間やリソースが無駄になることで、チーム全体のパフォーマンスにも大変悪影響を及ぼします。
懲戒処分を受ける可能性がある
社用携帯を私的に利用する行為は、規則違反とみなされることも多いため、懲戒処分や賃金カット、損害賠償、また懲戒解雇を受ける可能性もあります。
その例には、会社のセキュリティポリシーに違反し、私的な利用で過剰に通信費を発生させた場合や、セキュリティ上の問題を起こした場合などが該当します。
私的利用を防ぐための方法
私的利用を防ぐには、しない・させないような取り組みを徹底することが大切です。私的利用を防ぐための方法をいくつか紹介します。
ルールを決める
私的利用をさせないために重要になるのが、社用携帯を利用する上でのルールをしっかりと策定することです。まずは、社用携帯の使用目的を明確にし、私的利用を禁止する旨や、遵守する事項などを規定します。社員に対して、策定したルールを徹底的に教育すると同時に理解を深めてもらうことが大切です。
また、会社側は社員の利用状況を定期的に監視し、私的利用を発見した場合は、規定に基づき適切な措置を取れるよう体制を整えておくことも大切です。
このルール策定と実施をすることで、社用携帯の適切な利用を促し、あらゆるリスクを効果的に防止することができます。
毎月通信コストの把握をする
社用携帯の契約は、基本的に契約回線の料金は一括して請求され、契約台数が多いと個々のデータ通信量や、通話料を毎月確認することは困難です。
ですので、各端末の月ごとの料金変化に着目して、急激に増加している端末について、業務状況と照らし合わせ、不自然な使用か、そうでないかの判断はできると思います。
MDMを使う
一括管理サービス「MDM」は、私的利用を防ぐためには有効な対策のひとつです。
「MDM（Mobile Device Management」とは、社員のスマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスを一括管理でき、セキュリティ対策や業務効率の向上ができるツールです。
このMDMを導入すると、セキュリティリスクを未然に防ぐことができます。
会社側は社員の社用携帯の利用状況をリアルタイムで監視でき、業務に関係のない機能やアプリの利用を制限することが可能です。また、端末の紛失や盗難にあった際、遠隔操作ができるのでデバイスのロックやデータの消去も可能です。このように、社用携帯の私的利用のリスクを最小限にし、情報漏洩などのセキュリティ事故も防止することができます。
まとめ
これまで、社用携帯の監視可能・不可能な範囲、リスクや対策について紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
私的利用は通信コスト増大や社員の業務効率低下、さらには重大なセキュリティ事故を引き起こす可能性を秘めています。
そうならないためにも、会社側が社用携帯を利用するにあたってのルール作りや、教育、定期的に見直しを行うことが大切です。
社員は社用携帯を正しく利用するという意識づくりを徹底することが最も重要となります。
