三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社は、紙文書と電子文書を一元的に管理できる新しいサービス「なんでも書庫」の提供を開始しました。このサービスは、企業が保有する情報文書の管理を効率化し、DXの推進を支援することを目的としています。
■サービス提供の背景
近年、企業の文書管理に関するニーズが多様化しており、情報のセキュリティ強化や管理手続きの簡素化が求められています。特に、電子文書の保存については「電子帳簿保存法」など法的な規制がある中、以下の課題が浮き彫りになっています。
1. DX推進とペーパーレス化が進んでいる一方で、依然として紙文書と電子文書が混在しており、両方を安全かつ効率的に管理する必要がある。
2. 個人情報や機密情報のリスクを軽減するために、文書の保管期限の適切な管理と廃棄が求められている。
3. 文書管理システムには、紙・電子文書を混在させた状態でも、迅速に情報を検索できる高い検索性と、契約書類の保管から電子契約までを一元的に管理できる機能が求められている。
これらの課題を解決するため、三井倉庫ビジネスパートナーズは、グループの長年の保管ノウハウを活かし、「なんでも書庫」を提供開始しました。本サービスには、セイコーソリューションズ株式会社が開発した電子契約ソリューション「かんたん電子契約」を基盤として使用しています。
■「なんでも書庫」の概要
「なんでも書庫」では、紙文書と電子文書を一元的に管理でき、電子帳簿保存法にも準拠しています。これにより、法的要件を満たしながらも、高い検索性を提供します。紙文書は、AI-OCR技術を使って全文テキスト化され、電子文書と連携することで、管理の効率化が図られます。さらに、電子化とBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）サービスを組み合わせることで、業務効率化とコスト削減、安全な文書管理を実現します。
■「なんでも書庫」の主な特徴
一元管理
紙文書と電子文書を三井倉庫グループで一元的に保管し、同じ環境で閲覧が可能。
タイムスタンプ機能
電子文書にはタイムスタンプを押印し、保管日時の証明と非改ざん性を保証。
電子契約機能
紙・電子文書の保管に加え、電子契約の締結機能も搭載。
柔軟な検索機能
電子帳簿保存法に準拠した検索キーに加え、自由に検索項目を設定可能。
AI-OCR技術
紙文書をスキャンし、AI-OCRで解析することで、テキスト検索が可能に。
このような機能により、「なんでも書庫」は、ペーパーレス化を進めつつ、依然として紙文書の管理に課題を抱える企業に対し、システム投資を最小限に抑えながらも、使いやすい検索機能と安全な保管環境を提供されています。これにより、企業はオフィス内の書庫を削減し、文書管理の効率化を図ることができます。
（参考）なんでも書庫
（参考）三井倉庫ビジネスパートナーズが「なんでも書庫」の提供を開始
