法人契約の社用携帯を紛失！対処法や紛失しないための対策を紹介

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2024-11-08

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法人契約の携帯を社員に貸与する場合、社員がうっかり紛失してしまうケースが出てきます。多くの重要な情報が入った法人携帯の紛失は、情報漏洩につながる危険性もあるため、迅速にかつ適切な対処を行うことが重要です。この記事では、法人携帯を紛失した場合の対処法や対策、紛失に備えてやるべきことなどを詳しく解説していきます。

社用携帯を紛失する原因として考えられること

そもそもどうして社用携帯を紛失してしまうのか？その原因として考えられることをいくつか紹介します。

外出時の紛失

紛失の原因でよくあるのは、外出先での紛失です。
「業務で外出し、移動中にズボンのポケットやかばんに携帯を入れていたが、気が付くと落としていてない」
「飲食店や、タクシー乗車時、かばんから書類を取り出す際に携帯が一緒に落ちていた」など。
このような事例は外回りが多い営業職の方には多く、特に注意が必要です。

置き忘れ

携帯を使用後の置き忘れなども紛失の原因としてよくあることです。
「公共交通機関（電車、バス、タクシーなど）を利用時、に座席に携帯を置き忘れ降りてしまう」
「飲食店利用時、テーブルの上に携帯を置き、そのまま忘れて店を出る」
「公衆トイレに入り、ポケットから出し、そのまま置き忘れてしまう」など。

盗難

「外出先で携帯が入ったかばんを置き忘れて、戻ってみると、誰かに持ち去られていた」
「トイレに行くため、携帯をテーブルに置いたまま席を立ち、戻るとなくなっていた」など、このような盗難の被害による紛失も原因としてよくあることです。

泥酔による記憶の喪失

このような事例は、あってはならないことですが、泥酔によって紛失してしまうこともよくあることです。
「帰宅途中に、居酒屋へ立ち寄り、飲酒中に携帯を出し、そのままテーブルに置き忘れた」
「酔っていて、かばんやポケットから携帯が落ちてしまったことに気づかない」などなど。
こういうケースでは、泥酔状態で記憶がはっきりしていないため、携帯をどこに置いたか、どこで落としたかなど、想定もできないかもしれません。
飲酒中に携帯を操作することは、取り返しのつかないことになりかねないと日頃から認識することが大切です。

社用携帯を紛失した際にやらないといけない5つのこと

社員が携帯を紛失した際に、やらなければいけない5つのことを紹介します。

迅速に正確な情報を把握する

社員が携帯を紛失した場合は、すぐに会社に報告するよう徹底しましょう。
また、報告を受けたら以下の情報を詳細に聴取することが大切です。

・どのようなデータが携帯に保存されているか
　例）顧客の個人情報、メールでのやり取り、社外秘の文書データなど
・データはどのように管理されているか
　例）暗号化やパスワード保護の状態など
・紛失した状況
　例）いつどこで紛失したか

混乱を招かないためにも、正確な情報収集をすることが重要です。

キャリアの「紛失・盗難サポート」へ連絡する

社員が携帯を紛失した際は、各キャリアの紛失・サポートへ連絡し、位置情報の検索で探してみてください。
電源が切れていたり、圏外の場合でも、おおよその位置は調べることが可能です。
また、悪意ある第三者の操作を防ぐため、「回線一時停止」、「遠隔ロック」を利用することも大切です。

警察や施設管理者などへ届け出をする

紛失がわかった時点で、即座に携帯の利用停止をした上、警察に「遺失届」を提出してください。
その際に、紛失した日時、場所、携帯の特徴などを記入する必要がありますので、記憶が薄れないうちに迅速に提出してください。
また、駅や飲食店で携帯を紛失した場合は、心あたりがある施設の管理者にも連絡しておくとよいでしょう。紛失してすぐは、警察ではなく施設に届けられることがありますので忘れないようにしてください。

個人情報や機密情報の流出有無と報告

紛失した携帯に、顧客情報や会社の機密情報が保存されていた場合は、情報漏洩の有無を確認し、情報に関連するすべての顧客、関係先へ迅速に報告をしてください。
また報告をする前に、情報漏洩の流出が公になった場合は、会社が受ける損失と信用の低下は免れないことになる可能性もあります。

謝罪や情報開示について取り組む

全関係者へ個別連絡が難しい場合や、情報漏洩が社会に影響を及ぼす場合は、会社としての説明責任として、自社のホームページや記者会見を通じて謝罪や情報の開示に取り組みましょう。
また、被害を受けた方に対応ができるように専用窓口を設置することも検討する必要があります。

社用携帯の紛失に備えた対策方法を紹介

携帯の紛失に備え、事前にできる対策についていくつかご紹介します。

ルールを策定

携帯を紛失した時の対策方法を社内ルールとして策定しておく。

例えば、
・社用携帯の私的利用は禁止
・退社時は、社内で決めた場所へ戻す
・社員同士の貸し借りは禁止
などのルールを決めておくことが大切です。

端末の設定をする

紛失した場合の情報漏洩に備え、事前に端末の設定を行うことも対策のひとつです。その際に対処する設定は以下の通りです。

例えば、
・遠隔消去：端末の保存情報を遠隔で消去ができるもので、出荷時の初期状態にすることができます。
・位置情報サービス：携帯の電源が切れていても、GPSによって携帯の位置を検索することが可能です。
・パスコード設定：携帯を起動させた時に、パスコードの入力をしないと操作できない設定にしておくと、他社の操作を防ぐことができます。